Zo verloopt een AI-kansenworkshop in een productiebedrijf
Wat gebeurt er tijdens een AI-kansenworkshop? Een stapsgewijze doorloop van voorbereiding tot eindresultaat, inclusief hoe processen worden geïnventariseerd en één haalbare pilot wordt geselecteerd.
Waarom een workshop in plaats van direct beginnen?
De verleiding is groot om direct te starten met de AI-toepassing die het meest voor de hand lijkt te liggen. Maar in de praktijk blijkt de meest voor de hand liggende toepassing niet altijd de meest waardevolle — of de meest haalbare.
Een AI-kansenworkshop is een gestructureerde sessie van een halve dag waarin we samen met uw team inventariseren waar AI het meeste verschil kan maken. Het doel is niet om zo veel mogelijk ideeën te verzamelen, maar om te eindigen met één concreet en haalbaar pilotvoorstel.
Voorbereiding: wat is er nodig?
Een goede workshop begint met voorbereiding. In de week ervoor:
Deelnemers: een mix van operationele medewerkers (die het dagelijkse werk kennen), management (dat beslist over prioriteiten) en iemand met IT-/systeemkennis
Korte intake: een gesprek van 30 minuten om de context te begrijpen — wat doet het bedrijf, welke producten, welke systemen worden gebruikt
Documentatie: indien beschikbaar, een overzicht van de belangrijkste bedrijfsprocessen of knelpunten
De workshop zelf duurt ongeveer drie tot vier uur, inclusief pauze.
Fase 1: Procesverkenning — waar zit de pijn?
We beginnen niet met AI, maar met het dagelijkse werk. Elke deelnemer beschrijft kort:
Welke taken kosten onevenredig veel tijd?
Waar wordt informatie moeilijk gevonden of niet goed gedeeld?
Welke taken bevatten veel herhaling of handmatig kopieerwerk?
Waar is kennisoverdracht kwetsbaar (bijvoorbeeld bij ziekte of vertrek van een sleutelpersoon)?
Deze verkenning levert typisch acht tot vijftien potentiële procesverbeteringen op. Niet allemaal geschikt voor AI, maar dat is juist het punt — de selectie komt daarna.
Fase 2: Haalbaarheidstoets — kan AI hier helpen?
Elk geïdentificeerd knelpunt wordt beoordeeld op vier dimensies:
Impact: hoeveel tijd of kosten bespaart het als dit proces verbetert?
Databeschikbaarheid: is er voldoende informatie beschikbaar om een AI-toepassing te voeden? (documenten, historische data, voorbeelden)
Complexiteit: hoe ingewikkeld is de technische implementatie?
Risico: wat zijn de gevolgen als de AI-toepassing fouten maakt?
Processen met hoge impact, goede databeschikbaarheid, lage complexiteit en beheersbaar risico komen bovenaan. Dit is geen exacte wetenschap — het is een gestructureerd gesprek dat voorkomt dat de keuze op onderbuikgevoel wordt gemaakt.
Fase 3: Pilotselectie en -definitie
Uit de gerangschikte lijst selecteren we samen één pilot. Voor deze pilot definiëren we:
Het concrete proces dat wordt ondersteund
De beoogde gebruikersgroep (wie gaat het systeem dagelijks gebruiken?)
De informatiebronnen die nodig zijn
De succescriteria: wanneer is de pilot geslaagd?
De doorlooptijd en benodigde inzet van uw team
De privacy- en beveiligingsvereisten
Het resultaat is een pilotvoorstel van één tot twee pagina's — geen uitgebreid projectplan, maar een helder document waarmee management, IT en de betrokken medewerkers kunnen beslissen of het de moeite waard is.
Na de workshop: wat volgt er?
Na de workshop ontvangt u het pilotvoorstel met daarin de geselecteerde use-case, de beoordelingscriteria, een indicatieve aanpak en de eerste stappen. Typisch zijn er drie routes:
Direct starten: de pilot is helder en haalbaar — we plannen de eerste sprint
Nader onderzoek: er zijn technische of organisatorische vragen die eerst beantwoord moeten worden
Parkeren: de timing is niet juist, maar het pilotvoorstel blijft beschikbaar voor later
In alle gevallen heeft u na de workshop een onderbouwd beeld van waar AI het meeste kan opleveren in uw specifieke bedrijfssituatie.
Wat mag u verwachten — en wat niet
Een AI-kansenworkshop is geen verkooppresentatie. Er worden geen producten gedemonstreerd en geen contracten besproken. Het is een inhoudelijk werkoverleg waarin uw processen centraal staan, niet de technologie.
Verwacht wel:
Een gestructureerd overzicht van kansen en knelpunten
Een realistische inschatting van haalbaarheid
Eerlijke feedback over waar AI wél en waar AI (nog) niet de oplossing is
Verwacht niet:
Een werkend prototype aan het einde van de dag
Een gegarandeerde ROI-berekening
Een kant-en-klaar implementatieplan
Wilt u dit in de praktijk verkennen?
We bespreken graag of een workshop of pilot bij uw situatie past.
